Skiing on frozen sea

Photo by Johanna Vilhunen

Rekisteriseloste

EUROHOSTELIN ASIAKASREKISTERI

REKISTERINPITÄJÄ
Eurohostel Oy, Linnankatu 9, 00160 Helsinki, 09-6220 470, eurohostel@eurohostel.fi

YHTEYSHENKILÖ
Hostellipäällikkö Marko Repo, 09-6220 4732, marko.repo@eurohostel.fi

REKISTERIN NIMI
Eurohostel Oy:n asiakasrekisteri

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen hoitoon, asiakaspalveluun, tapahtumajärjestelyihin, tiedottamiseen ja markkinointiviestintään liittyen. Tietoja käytetään mm. automaattisessa tiedotejakelussa ja uutiskirjepalvelussa.  Eurohostel Oy huolehtii yksityisyyden suojan periaatteiden ja henkilötietolainsäädännön noudattamisesta. Tietoja käsitellään huolellisesti sekä luottamuksellisesti.

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten
- asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
- varausten hoitaminen
- maksaminen, maksujen valvonta, perintä ja tilastointi
- rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi
- rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen
- asiakkaiden ruokailuun liittyvien pöytävarausten tekeminen ja muiden tilojen varaaminen
- asiakkaiden kiinnostustietojen sekä majoittautumiseen ja ruokailuun liittyvien valintojen ja toiveiden seuraaminen, analysointi ja näihin liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
- kanta-asiakasohjelman mukaisten toimintojen ja etujen rekisteröinti
- kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen
- kanta-asiakasohjelmaan kuuluvien yhteistyöyritysten etujen rekisteröinti
- palveluiden ja tuotteiden mainonta, markkinointi ja suoramarkkinoinnin kohdistaminen rekisteröidyille

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakkaista voidaan kerätä ja tallettetaa seuraavia tietoja
- asiakastiedot: nimi, syntymäaika, asiakasnumero, yhteystiedot (esimerkiksi puhelimen ja matkapuhelimen numero, sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, työpaikka, työtehtävä/toimenkuva, kielikoodi, sukupuoli, kansalaisuus, asiakkaan kanssa yöpyneiden aikuisten ja lasten lukumäärä sekä laskutusyhteystiedot
- asiakaspalautetiedot: asiakkaiden tyytyväisyystiedot, kommentit rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot
- varaushistoria (esimerkiksi tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
- palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot ja tieto, minkä jälleenmyyjän kautta asiakas on ostanut palvelun
- asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot: esimerkiksi huoneen tai pöydän savuttomuus, huoneen tasotiedot ja tiedot hänen haluamistaan palveluista
- asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot (mukaan lukien maksuviivetiedot) sekä laskutustiedot
- asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin
- lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
- tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten kanta-asiakas- ja vastaaviin järjestelmiin sekä järjestelmään kuuluvan edun saamiseksi tarpeelliset tiedot
- kanta-asiakaskorttitiedot (esim. kortin numero ja voimassaoloaika)
- tiedot rekisterinpitäjän palvelujen käytöstä korttikohtaisesti (esim. yöpymiset ja ostot)
- kanta-asiakkaan saavuttamat edut ja annetut edut
- harrastus- ja kiinnostustiedot
- muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. tiedot asiakkaan ilmoittamista liikuntarajoituksista, vammoista ja sairauksista, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi)

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Tietoja saadaan suoraan asiakkaalta suullisesti, puhelimitse, internetlomakkeista, sähköpostista, majoituskortista, jälleenmyyjiltä ja asiakkaan haluamiin palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä. Asiakaspalvelutilanteissa puhelut voidaan nauhoittaa ja muu viestintä (esimerkiksi sähköpostiviestit) tallentaa.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Asiakkaiden henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti rekisterinpitäjän kanssa yhteistyösopimuksen tehneille yhteisöille ja vain tarvitsemaltaan osalta. Tällaisia luovutuksia ovat esimerkiksi erikoisruokavalio- ja allergiatietojen luovuttaminen ravintoloille ja majoituspaikkoihin tai maksukorttitietojen luovuttaminen maksusuoritusten saajille. Luovuttaminen tapahtuu pääosin teknisinä tallenteina. Asiakkaiden henkilötietoja voidaan luovuttaa Eurohostelin markkinointirekisteriin sen jälkeen, kun rekisterinpitäjän ja asiakkaan välinen asiallinen yhteys on katkennut. Asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun asiakkaan pyytämän majoitus- tai muun palvelun toteuttaminen edellyttää sitä.

REKISTERIN SUOJAUS
Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Eurohostelin toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu. Sähköisessä muodossa olevaan rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Eurohostelin palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Rekisterin on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin, joiden hallinnasta huolehtii Eurohostel Oy:n hostellipäällikkö tai hänen sijaisensa. Tiedot sijaitsevat Eurohostelin suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti. Luottamuksellisia tietoja sisältävä aineisto tuhotaan asianmukaisesti.

PÄIVITETTY
9.10.2017

 

HENKILÖTIETOLAIN MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAALLE

REKISTERISELOSTE
Eurohostelin rekisteriseloste on saatavissa Eurohostelin vastaanotosta ja 1.11.2017 lähtien myös Eurohostelin kotisivulla osoitteessa www.eurohostel.fi.

TIEDONKERUU
Henkilötietoja kerätään henkilötietolakia noudattaen asiakkaan tehdessä varauksia suullisesti, puhelimella, sähköpostilla, internetin tai jälleenmyyjien kautta.

TARKASTUSOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeutta, tulee hänen lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Eurohostelille. Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Eurohostelin toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun Eurohostel on vastaanottanut tarkastuspyynnön. Tarkastusoikeus on kerran vuodessa maksuton.

VIRHEELLISEN TIEDON KORJAAMINEN
Mikäli asiakas haluaa korjata virheellisen tiedon, tulee hänen lähettää omakätisesti allekirjoitettu korjauspyyntö Eurohostelille. Korjauspyynnössä asiakkaan tulee tarjota oikea tieto virheellisen tiedon tilalle ja ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa.

KIELTO-OIKEUS
Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Kun asiakas haluaa käyttää tätä oikeutta, tulee hänen lähettää omakätisesti allekirjoitettu kieltoilmoitus Eurohostelille. Kieltoilmoituksessa asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa.

PÄIVITETTY
9.10.2017